1. Giới thiệu
QHS Manager là ứng dụng hỗ trợ quản lý và vận hành nội bộ của Quốc Hưng. Chính sách này giải thích cách dữ liệu được thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ khi bạn sử dụng ứng dụng.
Chúng tôi sử dụng dữ liệu để phục vụ hoạt động của hệ thống và việc phối hợp công việc giữa những người dùng được cấp quyền.
2. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng cho ứng dụng QHS Manager trên thiết bị di động, phiên bản web và các dịch vụ liên quan, bao gồm chức năng tra cứu bảo hành công khai. Các chức năng quản lý nội bộ chủ yếu phục vụ nhân viên và người dùng được cấp tài khoản; phạm vi dữ liệu có thể truy cập phụ thuộc vào vai trò và quyền được phân công.
3. Dữ liệu có thể được thu thập
Tùy chức năng được sử dụng, dữ liệu do bạn cung cấp, do người có quyền quản lý nhập hoặc được tạo trong quá trình vận hành có thể bao gồm:
- Tài khoản và liên hệ: họ tên, email, số điện thoại, tên đăng nhập, mật khẩu dùng để xác thực, mã tài khoản, ảnh đại diện, bộ phận/phòng ban và vai trò/quyền truy cập.
- Hồ sơ nhân sự: mã nhân viên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số CCCD/CMND, mã số thuế, số tài khoản và tên ngân hàng; tên, quan hệ và số điện thoại của người liên hệ khẩn cấp; ngày thử việc/ngày chính thức, trạng thái làm việc, tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội và ghi chú hồ sơ.
- Công việc và quy trình: nội dung công việc, người tạo/người phụ trách/người liên quan, thời hạn, tiến độ, bình luận, kết quả xử lý, dữ liệu biểu mẫu, yêu cầu và lịch sử phê duyệt; thông tin nghỉ phép như thời gian, số ngày và loại nghỉ khi sử dụng quy trình tương ứng.
- Khách hàng và bảo hành: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, tỉnh/phường xã, ghi chú khách hàng; sản phẩm, số sê-ri, ngày mua, thời hạn bảo hành và lịch sử thay đổi. Số điện thoại được sử dụng khi tra cứu bảo hành công khai.
- Dữ liệu nghiệp vụ: báo giá, hợp đồng, kho, báo cáo và tài liệu nội bộ; thông tin đối tác/nhà cung cấp, người liên hệ, thông tin thuế và ngân hàng, hóa đơn, chứng từ, khoản thu/chi, chi phí và thanh toán được nhập trong các phân hệ liên quan.
- Tệp và hình ảnh: ảnh đại diện, ảnh công việc, tệp đính kèm, tài liệu và nội dung bản tin do người dùng tải lên. Ứng dụng hỗ trợ chụp ảnh hoặc chọn ảnh từ thư viện để đính kèm theo thao tác của bạn.
- Thông báo và dữ liệu kỹ thuật: mã nhận thông báo đẩy (push token), nền tảng thiết bị, thời điểm cập nhật mã, nội dung và trạng thái đã đọc của thông báo; dữ liệu phiên đăng nhập, nhật ký thao tác, thời điểm xử lý, mã lỗi và thông tin chẩn đoán phiên bản ứng dụng/kết nối cần thiết cho hỗ trợ vận hành.
Cookie và bộ nhớ cục bộ được sử dụng để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ tên đăng nhập/lựa chọn ghi nhớ và liên kết thiết bị nhận thông báo. Một số tệp tải xuống được lưu trên thiết bị để xem hoặc chia sẻ theo thao tác của bạn.
Bạn có thể quản lý quyền camera, ảnh và thông báo trong cài đặt thiết bị. Việc từ chối hoặc thu hồi quyền có thể làm hạn chế chức năng tương ứng. Chỉ cung cấp dữ liệu của khách hàng, đồng nghiệp hoặc người liên hệ khi bạn có quyền thực hiện việc đó.
4. Mục đích sử dụng dữ liệu
- Xác thực tài khoản, duy trì phiên đăng nhập và thực thi quyền truy cập.
- Cung cấp chức năng quản lý công việc, quy trình, nhân sự, khách hàng, bảo hành và các nghiệp vụ hợp đồng, kho, kế toán, báo cáo, tài liệu nội bộ.
- Gửi và hiển thị thông báo về công việc, phê duyệt, bản tin và hoạt động liên quan đến người dùng.
- Bảo vệ hệ thống, kiểm tra lịch sử xử lý, hỗ trợ người dùng, chẩn đoán và khắc phục lỗi vận hành.
5. Dịch vụ bên thứ ba
Các tích hợp phục vụ chức năng hiện tại gồm:
- Supabase: cung cấp xác thực tài khoản, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp và đồng bộ dữ liệu. Dữ liệu tài khoản, dữ liệu nghiệp vụ và tệp tải lên được xử lý qua hạ tầng này.
- Firebase Cloud Messaging (Google) và Apple Push Notification service (APNs): phục vụ đăng ký thiết bị và chuyển thông báo đẩy. Mã nhận thông báo, nội dung thông báo và dữ liệu định tuyến liên quan được xử lý để chuyển thông báo đến thiết bị; trên iOS, việc chuyển phát sử dụng APNs.
- Trình xem tài liệu trực tuyến Microsoft Office: được sử dụng trong một số trường hợp xem tệp đính kèm. Khi trình xem này được mở, đường dẫn tệp được chuyển cho Microsoft để tải và hiển thị nội dung tài liệu.
- Google Fonts: giao diện web có sử dụng phông chữ từ dịch vụ này; khi trình duyệt tải phông chữ, yêu cầu kết nối được gửi đến máy chủ cung cấp phông chữ.
Các nhà cung cấp xử lý dữ liệu liên quan theo dịch vụ và chính sách quyền riêng tư của họ. Dữ liệu có thể được xử lý tại hạ tầng ngoài thiết bị của bạn và ngoài Việt Nam tùy vị trí hạ tầng của nhà cung cấp.
6. Chia sẻ dữ liệu
Chúng tôi không bán dữ liệu người dùng. Dữ liệu được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với người dùng nội bộ có quyền, bộ phận phụ trách và nhà cung cấp hạ tầng/dịch vụ kỹ thuật để vận hành hệ thống, hỗ trợ người dùng và thực hiện nghiệp vụ.
Thông tin bảo hành có thể được hiển thị qua chức năng tra cứu công khai bằng số điện thoại. Một số tệp, như ảnh đại diện, sử dụng đường dẫn công khai; người có đường dẫn có thể truy cập tệp. Khi bạn tải xuống hoặc chia sẻ tệp ra ngoài ứng dụng, bản sao được xử lý theo phương thức chia sẻ bạn lựa chọn.
Dữ liệu cũng có thể được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
7. Lưu trữ và bảo mật
Dữ liệu được lưu trên hệ thống backend, cơ sở dữ liệu và kho tệp đang phục vụ QHS Manager, bao gồm Supabase. Dữ liệu phiên và một số dữ liệu phục vụ sử dụng ứng dụng được lưu tại trình duyệt hoặc thiết bị.
Hệ thống áp dụng xác thực, phân quyền theo vai trò/chức năng và kiểm tra quyền khi xử lý các thao tác được bảo vệ. Kết nối đến ứng dụng và dịch vụ backend sử dụng HTTPS. Phạm vi truy cập phụ thuộc vào chức năng, cấu hình quyền và cách chia sẻ dữ liệu.
Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ dữ liệu nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Bạn cần giữ bí mật thông tin đăng nhập, bảo vệ thiết bị, đăng xuất khỏi thiết bị dùng chung và thông báo cho bộ phận phụ trách khi nghi ngờ tài khoản bị sử dụng trái phép.
8. Quyền của người dùng
Bạn có thể đề nghị kiểm tra, cập nhật hoặc sửa thông tin cá nhân; yêu cầu hỗ trợ về việc xử lý dữ liệu; yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong phạm vi phù hợp với quy định vận hành và pháp luật áp dụng.
Hãy liên hệ quản trị viên hoặc sử dụng kênh liên hệ tại mục 12, nêu tài khoản và yêu cầu cụ thể. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính và quyền liên quan trước khi xử lý để tránh cung cấp hoặc thay đổi dữ liệu cho người không có quyền. Không gửi mật khẩu qua kênh liên hệ.
Một số dữ liệu nghiệp vụ có thể cần được giữ lại để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc quản lý nội bộ. Nếu yêu cầu không thể được thực hiện toàn bộ, bộ phận phụ trách sẽ giải thích phạm vi xử lý và lý do liên quan.
9. Thời gian lưu trữ
Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết cho mục đích vận hành, thực hiện nghĩa vụ pháp lý và quản lý nội bộ. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào loại dữ liệu, mục đích sử dụng và các yêu cầu áp dụng đối với hồ sơ đó.
Việc ngừng sử dụng hoặc khóa tài khoản không đồng nghĩa với việc toàn bộ hồ sơ nghiệp vụ liên quan được xóa ngay. Khi dữ liệu không còn cần thiết, việc xóa hoặc hạn chế lưu giữ được xem xét theo quy trình quản lý dữ liệu của đơn vị.
10. Quyền riêng tư của trẻ em
QHS Manager không được thiết kế cho trẻ em. Ứng dụng phục vụ nhân viên và người dùng được cấp tài khoản để thực hiện công việc. Nếu bạn cho rằng dữ liệu của trẻ em đã được cung cấp không phù hợp, vui lòng liên hệ để chúng tôi kiểm tra và xử lý.
11. Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi chức năng, cách thức xử lý dữ liệu hoặc quy định áp dụng thay đổi. Phiên bản hiện hành được công bố tại trang này và ngày cập nhật gần nhất luôn được hiển thị ở đầu trang.
12. Liên hệ
Để được hỗ trợ về dữ liệu cá nhân trong QHS Manager, bạn có thể liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc gửi yêu cầu qua kênh liên hệ công khai của Quốc Hưng:
Trang liên hệ Cân điện tử Quốc Hưng
Vui lòng ghi rõ yêu cầu liên quan đến “QHS Manager – quyền riêng tư” để bộ phận tiếp nhận chuyển đến người phụ trách.